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Transferencias

La transferencia es el procedimiento habitual de ingreso de documentos  en el  archivo mediante traslado desde las oficinas gestoras  de los documentos  y expedientes, finalizados, y cumplidos los plazos establecidos.

PROCESO DE TRANSFERENCIA.
Este proceso afecta a las unidades administrativas y técnicas del Ayuntamiento,
gerencias, organismos autónomos y sociedades municipales.

  • La unidad productora y gestora de los documentos comunica al archivo la petición de realización de transferencia.
  • El archivo y la oficina productora fijan la fecha de la transferencia.
  • Desde la unidad productora, si es necesario con la colaboración del archivo, se cotejan y preparan los expedientes.
  • Se cumplimenta la hoja de transferencia y el documento de remisión.
  • El Archivo se ocupa del traslado físico de los documentos.
  • Recibidos en el Archivo los expedientes se instalan provisionalmente en el depósito documental habilitado para los ingresos.
  • Se coteja el contenido de las cajas con la hoja de transferencia.
  • Si está todo correcto se firma el documento de remisión, que se presenta por duplicado.
  • Un ejemplar firmado se devuelve a la unidad remitente.
  • Se registra la transferencia en el libro de registro de entrada.
  • Si no es correcto el Archivo se pone en contacto con la unidad remitente para subsanar los errores. Una vez subsanados se acepta la transferencia.
  • Si no se puede realizar la transferencia el Archivo informa a la unidad solicitante.
  • Admitida la transferencia, se describirán los documentos en el aplicativo informático de gestión de archivo. Las signaturas definitivas de los expediente se indicarán en las hojas de  transferencia.